GESTIÓN DEL TIEMPO

¿SABÍAS QUE LAS EMPRESAS PIERDEN DE MEDIA 8.000 €/AÑO POR EMPLEADO DEBIDO A UN INEFICIENTE USO DEL TIEMPO?.
HAZ DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO UNA PRIORIDAD DE TU ORGANIZACIÓN.

Los mayores retos de las organizaciones a la hora de impulsar los cambios necesarios en sus trabajadores para que sean capaces de responder con agilidad a un entorno en constante transformación provienen de cómo lograr la optimización del empleo de su tiempo.

La gestión del tiempo constituye una compleja cuestión a resolver, pues las raíces del problema están profundamente arraigadas en las estructuras y culturas corporativas, no es sólo una cuestión de productividad personal.

Este desafío supone abordar la gestión del tiempo con un enfoque diferente, en el cual confluyan tanto soluciones individuales como planteamientos institucionales.

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Programa Gestión del tiempo

De todos los recursos que tienen que administrar las empresas, el tiempo es uno de los más escasos y su secreto es gestionarlo con éxito.

Para conseguirlo te ofrecemos una solución basada en un enfoque distinto al que habitualmente se adopta en la visión tradicional de la gestión del tiempo, el hacer más a toda costa intentando aprovechar al máximo el día a día con actividades. No se trata de hacer más cosas en menos tiempo, sino hacer las cosas que nos lleven hacia el éxito en las metas que nos hemos propuesto. Nuestro Programa de Gestión del Tiempo se caracteriza por:

  • Promover una actitud proactiva por parte de los participantes. La solución a nuestros retos depende en gran medida de de la actitud con la que los enfrentamos.
  • Su contenido, eminentemente práctico y orientado a resultados. La mejor manera de aprender consiste en hacer la cosa que se intenta aprender.
  • Su personalización. Cada persona afronta la vida con su propia percepción de la realidad y sus fortalezas y debilidades, por lo que no podemos estandarizar las soluciones, sino diseñar actuaciones ad hoc para cada caso concreto. A lo largo del programa cada participante recibe un apoyo personalizado en cada una de sus fases.
  • Uno de sus pilares básicos, la creación de nuevos hábitos. El cambio de actitudes y comportamientos que se adecúen a la nueva situación requiere el aprender a sustituir hábitos que no benefician por otros que ayudan a lograr retos.
  • La utilización de tres herramientas en su desarrollo: Brújula (¿Hacia dónde vamos?), GPS (¿Cómo llegamos al objetivo?) y reloj (¿Cuándo lo hacemos?)

OBJETIVOS

A nivel organizacional:

Impulsar en la Compañía, especialmente en su estructura de Dirección, una cultura sensible a la gestión del tiempo como elemento indispensable para el logro de objetivos.
Instaurar nuevos y saludables hábitos de trabajo en su cultura.

A nivel personal:

La adquisición de habilidades para gestionar adecuadamente el tiempo.

  • Identificar los principales objetivos en los diferentes roles que se juegan y su alineación con los valores propios y los de la Organización.
  • Establecer prioridades: lo urgente vs. lo importante.
  • Traducir el tiempo en tareas.
  • Planificar, organizar las tareas y su posterior ejecución.
  • Gestionar adecuadamente la organización de reuniones.
  • Saber delegar tareas, decisiones...
  • Utilizar de una manera productiva el correo electrónico.
  • Identificar los “ladrones del tiempo” y elaborar estrategias para combatirlos.
  • Mantener organizado el espacio de trabajo.
  • Minimizar el impacto del stress mediante técnicas de relajación.

¿CÓMO LO HACEMOS?

Mediante un Programa de Gestión del Tiempo compuesto por :

  • Formación teórica y práctica impartida mediante un taller dividido en cuatro sesiones. Su contenido se estructura en una exposición de los fundamentos teóricos necesarios para conseguir los objetivos del programa sustentada con la realización de ejercicios prácticos y dinámicas de grupo que consoliden el aprendizaje de la materia.
  • Seguimiento personalizado de cada participante. Con el fin de consolidar los conocimientos adquiridos y fomentar la adquisición de nuevos hábitos que instauren nuevas conductas deseadas se procederá a mantener con cada uno de los alumnos cinco sesiones individuales de seguimiento de aproximadamente una hora de duración. En la primera, se define el objetivo a conseguir, el indicador de la medida del éxito del mismo y se trabaja en una primera versión del plan de acción para alcanzarlo. En las tres siguientes se verifican los logros realizados, se revisa el plan de acción si fuera necesario y se establecen las pautas de trabajo para presentar durante la siguiente sesión. En la quinta y última se evalúan los resultados obtenidos y se marcan pautas para el futuro.

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Organización de reuniones efectivas

En gran parte de las empresas se ha asumido la asistencia a reuniones como una práctica rutinaria que en la mayoría de las veces no cumple su propósito. Veamos algunos datos al respecto:

  • 1 de cada 2 empleados considera que las reuniones incorrectamente gestionadas constituyen la mayor causa de pérdida de tiempo en el trabajo.
  • Los directivos emplean hasta el 50% de su tiempo de trabajo en reuniones. Hasta el 50% de ese tiempo es improductivo.
  • La principal causa de la baja eficacia en las reuniones es la falta de preparación y planificación, en un 97% de los casos. El 3% restante se debe a las malas relaciones interpersonales de los asistentes.
  • Los altos ejecutivos de las organizaciones de más alto rendimiento, por lo general pasan al menos el 50% de su tiempo dedicado a reuniones en reuniones ejecutivas, en las que se toman decisiones, y menos del 10% en reuniones informativas. Pero la mayoría de las empresas distribuyen su tiempo de liderazgo exactamente en el orden inverso.

La principal dificultad a la hora de abordar el problema es su origen eminentemente cultural, por lo tanto hondamente arraigado en los comportamientos, usos y costumbres de la organización. En este sentido, es especialmente significativo el hecho de que no se valoren los costes de la organización de las reuniones y el poco respeto que se tiene al tiempo de las personas.

Como solución a este problema ponemos a tu disposición nuestro Programa de Organización de reuniones efectivas en el que abordamos la problemática desde una doble dimensión: institucional y personal con un enfoque teórico práctico y un seguimiento personalizado de la puesta en práctica de los conceptos aprendidos.

OBJETIVOS

A nivel organizacional:

Fomentar en la Compañía, especialmente en su estructura de Dirección, una cultura de organización de reuniones efectivas, lo que supone ser eficientes (hacer bien las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos, el “cómo”) y eficaces (hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados, el “qué”).
Instaurar nuevos hábitos saludables en la organización de reuniones en la cultura de la empresa.

A nivel personal.

La adquisición de habilidades para gestionar adecuadamente la organización de reuniones, de acuerdo a los roles adoptados en la misma:

  • Saber cuándo convocar una reunión y cuándo elegir otras alternativas.
  • Adecuar la organización de la reunión de acuerdo a su finalidad.
  • Definir los objetivos de la reunión.
  • Planificar la reunión.
  • Gestionar el desarrollo de la reunión.
  • Qué hacer tras la reunión.
  • Dominar el protocolo de las reuniones.
  • Organizar una reunión online.

¿CÓMO LO HACEMOS?

A través de la implantación del Programa de Organización de reuniones efectivas, que consta de las siguientes actuaciones:
Elaboración de la Política de Gestión de reuniones de la Organización. Si ésta ya existe, la analizamos y perfeccionamos alineándola con la cultura de tu organización

  • Reemplazamos las normas no escritas por procesos y procedimientos de obligado cumplimiento.
  • Creamos o reemplazamos ritos y hábitos que favorezcan la eficacia de las reuniones de trabajo.
  • Definimos actuaciones de la Alta Dirección que sean modelos positivos para el resto de trabajadores.
  • Impulsamos un ambiente de apertura y confianza para implicar al personal en la gestión de la Organización estimulando su participación.
  • Incorporamos la información generada en las reuniones en la Gestión del conocimiento de la Organización.
  • Integramos las necesidades de la Organización y las necesidades de las personas.

Mediante un taller teórico práctico, capacitamos a los participantes en la adquisición de las habilidades necesarias para gestionar adecuadamente la organización de reuniones.

Realización de un seguimiento personalizado de cómo se trabaja en la práctica la organización de reuniones con el fin de afianzar el adecuado aprendizaje del contenido del taller y alinear las conductas y procedimientos con la cultura de la organización. Cada participarte elige un proceso y/o rol de organización de sus reuniones para ser supervisado. El proceso de seguimiento se compone de sesiones de trabajo individuales e inmersión y acompañamiento en cada fase de la organización de una reunión. Cada participante recibe feedback personalizado del trabajo realizado.

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Delegación inteligente

La delegación es una de las habilidades de gestión más importantes, no es sólo una cuestión de decirle a alguien qué hacer. La delegación proporciona numerosas ventajas: quien delega consigue mejores resultados en su productividad , permite e incrementa la efectividad del liderazgo y reduce sus niveles de estrés , mientras que la persona en la que se delega mejora su capacitación, adquiere experiencia para asumir más responsabilidades y aumenta su motivación. En definitiva, la delegación significa desarrollo, tanto para los individuos como para las organizaciones.

Si deseas mejorar el uso de tu tiempo y mejorar tu productividad delegar es esencial. Con este fin te proporcionamos un Programa de capacitación para que tu empresa adquiera y ejercite las mejores prácticas en la disciplina de la delegación.

OBJETIVOS

  • Aumento de la productividad en la organización.
  • Mejoras en el rendimiento de directivos, responsables de unidades de negocio y de las personas que tienen a su cargo.
  • Desarrollo de la carreras profesionales de nuestros colaboradores.
  • Dinamización de la gestión del tiempo.
  • Adquisición de habilidades y herramientas que capacitan para llevar a cabo procesos de delegación:
    • Qué delegar.
    • ¿En quién delegar?
    • ¿Cómo delegar con eficacia? Dominar las fases del proceso: análisis (elegir tarea), designación, (elegir personal) instrucciones (qué se quiere obtener), control (comprobar) y evaluación (¿Cómo mejorar?)

¿CÓMO LO HACEMOS?

Aplicando un Programa de Delegación inteligente que da respuesta a la consecución de los objetivos anteriormente descritos mediante:

  • La realización de un diagnóstico de aptitudes y actitudes frente a la delegación en la cultura de la organización que permita un adecuado plan de acción.
  • Un taller teórico práctico en el que se explican los fundamentos del arte de la delegación y se llevan a cabo dinámicas y juegos de rol en los que se representan situaciones cotidianas y cómo solventarlas con éxito.
  • El seguimiento del proceso de delegación de cada uno de los participantes en el programa a través de sesiones individuales de trabajo en las que se define un plan de acción personal, se evalúan los resultados obtenidos y se plantean alternativas ante posibles desviaciones de los resultados previstos.
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